Godt fra start

Hvis bare man havde et par hundredtusinde kroner til en tv-reklame, ville det ikke være noget problem at få fat i en masse nye frivillige. Men hvor længe bliver de mon så i foreningen? Der er ingen nemme genveje til god rekruttering. Det hele begynder med grundig forberedelse.

Hvorfor har vi brug for flere frivillige?
Det er en god idé sammen med sine frivillige og medfrivillige at afklare, hvorfor man rent faktisk ønsker at annoncere efter og rekruttere nye frivillige:

Vil I annoncere efter nye frivillige, fordi I har nogle helt konkrete opgaver, der skal løses? Vil I have nye frivillige, fordi I gerne vil tiltrække nye grupper af mennesker? Annoncerer I efter nye frivillige, fordi I ønsker, at foreningen skal vokse? Eller er der en anden grund?

En god måde at afklare disse spørgsmål er at bruge tid og energi på igen at gennemtænke og beskrive sit projekt og projektets behov.

Aktivitetsbeskrivelse
De fleste projekter og aktiviteter har en projektbeskrivelse, der bruges i forbindelse med ansøgninger og regnskaber. De færreste bruger projektbeskrivelsen i hverdagen. Men det kan være en rigtig god idé at lave en intern aktivitetsbeskrivelse. På den måde får I det fælles formål, udfordringerne og idéerne på skrift.

Aktivitetsbeskrivelsen bør som minimum indeholde en beskrivelse af jeres projekt, hvor og hvornår det foregår, mål og milepæle, nødvendige kvalifikationer i frivilliggruppen og endelig en oversigt over ansvarsområder og arbejdsopgaver. Når I har en oversigt over de nødvendige kvalifikationer og arbejdsopgaver, kan I formulere arbejdsopgaverne som frivilligjobs.

Frivilligjobbeskrivelse
En frivilligjobbeskrivelse kan blandt andet indeholde:

• En beskrivelse af arbejdsfunktionen (indhold, hvor tit og hvornår, tavshedspligt o. lign.).
• En beskrivelse af hvilke erfaringer og kvalifikationer den nye frivillige gerne må eller skal have
• En beskrivelse af hvilket ansvar den enkelte har i forhold til opgaven.
• En beskrivelse af arbejdsfordelingen mellem den frivillige, ledelsen og eventuelle ansatte.
• En plan for introduktion, oplæring og uddannelse.

En frivilligjobbeskrivelse har flere formål:

• Den giver en god indsigt i arbejdsopgaverne og selve processen med at beskrive et frivilligjob, sætter tanker i gang og giver et godt organisatorisk overblik.
• En frivilligjobbeskrivelse og en aktivitetsbeskrivelse er et rigtig godt udgangspunkt, når den nye frivillige skal modtages og introduceres til aktiviteten.
• Endelig kan frivilligjobbeskrivelsen med fordel bruges, når I skal skrive annoncer og hverve frivillige.

Forventninger
Når I har beskrevet aktiviteten og de relevante frivilligjobs, er det en rigtig god idé at få afklaret, om beskrivelserne besvarer to helt centrale spørgsmål:

• Hvad forventes af den frivillige?
• Hvad kan den frivillige forvente af jer?

Det er meget vigtigt at få afstemt forventningerne mellem den nye frivillige og de folk, der i forvejen er på aktiviteten eller projektet. Ellers risikerer I, at de nye frivillige, som I har brugt energi på at tiltrække, kun bliver et kortvarigt bekendtskab. Hvis beskrivelserne af frivilligjobbet og aktiviteten besvarer spørgsmålene, er I godt på vej til at kunne gå i gang med at rekruttere nye frivillige.