Modtagelse af nye frivillige

”Vi er jo bare os, vi er ikke farlige…”

Sådan tænker mange, når der skal planlægges modtagelse af nye frivillige. Men prøv en gang at tænke tilbage på, da du selv blev frivillig. Var det ikke en lidt kaotisk? Var der ikke nogen praktiske ting, det kunne have været rart at vide?

Modtagelsen og introduktionen af nye frivillige er en utrolig vigtig del af rekrutteringsprocessen. Hvis den nye frivillige ikke modtages og introduceres ordentligt, risikerer I, at der sker misforståelser og at den frivillige forsvinder igen efter kort tid. En vigtig del af modtagelsen er at få afklaret jeres forventninger til den frivillige og den frivilliges forventninger til jer, så der ikke opstår misforståelser senere.

Personlig samtale
Tilbyd altid en ny frivillig en personlig samtale. Samtalens form er ikke afgørende. Mødet kan være formel eller uformel, alt afhængig af tradition og kultur i jeres organisation eller projekt. Og husk på at et møde sagtens kan være hyggeligt og formelt på samme tid.

I løbet af samtalen skal I blandt andet snakke om:

• Informationer om foreningens opgaver, brugere, frivillige osv.
• Den nye frivilliges bevæggrunde og forudsætninger
• Den frivilliges forventninger og evt. forbehold
• Hvilket arbejde, der skal udføres
• Hvilket ansvar den frivillige har – og ikke har!
• Hvordan arbejdet udføres bedst muligt
• Oplæring og introduktion
• Foreningens forventninger og evt. regler og retningslinier
• Aftaler om afbud og aflysning osv.
• Foreningens tilbud til den frivillige, for eksempel kurser og lign.

Det kan være en god idé at aftale en prøvetid og en opfølgningssamtale.

Frivilligjob- og aktivitetsbeskrivelse
Det vil være en god hjælp for både dig og den nye frivillige, hvis der allerede er udarbejdet en frivilligjobbeskrivelse og eventuelt en aktivitetsbeskrivelse. Frivilligjobbeskrivelsen beskriver, hvilke arbejdsopgaver og ansvar frivilligjobbet indebærer. Aktivitetsbeskrivelsen beskriver blandt andet formålet med jeres projekt eller aktivitet. Du kan læse mere om frivilligjob- og aktivitetsbeskrivelser her.

Samtalen kan tage udgangspunkt i frivilligjob- og aktivitetsbeskrivelsen. Det giver samtalen en god struktur, I kommer igennem de praktiske informationer, I får afklaret forventninger – og den frivillige får beskrivelserne med hjem. Skulle I senere blive i tvivl om, hvad der er talt om på mødet, har I begge en kopi.

Frivilligkontrakt
Nogle organisationer har tradition for at indgå frivilligkontrakter med nye frivillige. Frivilligkontrakten er ikke juridisk bindende, selvom den frivillige underskriver den. Men frivilligkontrakten har alligevel den funktion, at det forpligter at sætte sin underskrift på et stykke papir.

En frivilligkontrakt kan for eksempel:

• præcisere opgave
• skitsere arbejds- og kompetenceforhold mellem den frivillige og ledelsen
• fastholde gensidige rettigheder og pligter (tavshedspligt m.m.)
• gøre rede for praktiske forhold omkring telefon, transportgodtgørelse, forsikringsforhold m.m.
• informere om, hvordan kontrakten kan justeres.